Soumrak papíru

Mnoho firem se dnes snaží o naplnění konceptu bezpapírové kanceláře, o čemž svědčí i stagnující, či spíše mírně klesající spotřeba kancelářského papíru ve vyspělých zemích. Přesto se v kancelářích stále tiskne mnohem více, než je třeba. Průzkumy například uvádějí, že až 45 procent dokumentů skončí v koši ve stejný den, kdy byly vytištěny, do druhého dne se vyhodí dokonce 60 procent všech vytištěných dokumentů. Takové plýtvání stojí firmy zbytečně mnoho peněz, takže samozřejmě hledají cesty, jak na tisku a obecně práci s dokumenty ušetřit.

Papír nahrazují především nové digitální technologie pro zpracování dokumentů, které jsou nejen pohodlnější, ale zároveň firmám snižují náklady a šetří čas. Zajásat by mohli i ekologové, přínos digitalizace dokumentů pro životní prostředí však není tak jednoznačný. Podle údajů zveřejněných v deníku New York Times totiž datová centra spotřebují mnohem více energie než papírenský průmysl. Již v roce 2010 to bylo kolem 1,5 procenta z celkové spotřeby energie ve Spojených státech, přičemž papírenský průmysl spotřeboval jen 0,7 procenta. Je asi jasné, ve kterém z těchto dvou odvětví došlo od té doby k rapidnějšímu vývoji, a tedy i ke zvyšování spotřeby energie. Nástup digitalizace je zcela jistě nezpochybnitelný, potrvá však ještě několik let, než budou kanceláře českých firem opravdu bezpapírové. Papír navíc využívají i některé moderní, rozvíjející se technologie, jako je například tisk z mobilních zařízení.

Digitální zpracování a archivace

Firmy, které myslí na svůj zisk, si i dokážou snadno spočítat, kolik času a peněz jim může digitalizace dokumentů ušetřit. „Nejde jen o úsporu v nákladech za provoz tiskáren a spotřební materiál, ale něco stojí i skladování papírových dokumentů a samozřejmě také čas neefektivně vynaložený na jejich zpracovávání a vyhledávání,“ říká Milan Baran, viceprezident společnosti Office Depot pro střední a východní Evropu. Digitální archivace dokumentů je přitom efektivnější ve všech směrech – v jejich obsahu lze snadno vyhledávat a navíc je lze efektivně ochránit proti ztrátě, odcizení nebo neoprávněné manipulaci. Moderní systémy pro správu dokumentů totiž sledují i to, který uživatel si ke konkrétnímu dokumentu vyžádal přístup a prohlížel si jej nebo třeba zkopíroval či vytiskl.

Základní formu digitalizace papírových dokumentů využívá již mnoho firem, většinou ale faktury, smlouvy či jiné listiny jen skenují, aniž by dále elektronicky zpracovávaly jejich obsah. Aby bylo možné efektivně vytěžit informace z papírového dokumentu, archivovat jej a později vyhledávat v jeho obsahu, je třeba provést kompletní digitalizaci včetně strojového rozpoznání jeho obsahu a opatření popisky a štítky (tzv. metadaty).

„Firmy si často digitalizují dokumenty vlastními silami, ale obvykle jde o činnost, kterou se vyplatí outsourcovat,“ říká Antonín Brož, ředitel divize Canon Business Services. „Některé podniky si nechávají zajišťovat kompletní provoz podatelny, kdy ani nepřicházejí do kontaktu s původními dokumenty v listinné podobě. Firma, která zajišťuje digitalizaci, přijme dokumenty např. do P.O. boxu, zdigitalizuje je a do systému klienta nahraje čistá data. Postará se i o archivaci podle zákona. Zákazníci tak nemusí řešit technické, odborné ani personální otázky, které s digitalizací souvisejí.“

Digitalizace dokumentů souvisí i s mobilitou, jelikož zaměstnanci mohou v obsahu digitálního archivu vyhledávat i prostřednictvím mobilních zařízení a pak si do svého smartphonu či tabletu dokument stáhnout a pracovat s ním. Specializovaná řešení pro správu mobilního obsahu se pak postarají o to, aby se k dokumentům nedostal nikdo nepovolaný ani v případě, že bude mobilní zařízení ztraceno či odcizeno.

Nařízeno zákonem

Digitalizace papírových dokumentů se ale netýká jen firem, řešit ji musí i instituce státní a veřejné správy. V současné době totiž Poslanecká sněmovna projednává zákon o tzv. registru smluv, ve kterém bude podrobně specifikováno, za jakých podmínek a v jaké formě budou mít úřady povinnost zveřejňovat smlouvy a dokumenty na internetu. „Orgány veřejné správy budou dle jednoho z návrhů nového zákona muset zveřejňovat dokumenty ve formátu, který umožní vyhledávat v jejich obsahu. Běžné skeny, bez zpracování obsahu papírových předloh, tento požadavek samozřejmě nesplňují,“ dodává Milan Baran. Dále jsou v novém zákoně specifikovány i nároky na ochranu osobních informací, které je třeba z dokumentů před jejich vystavením na internetu odstranit. Úřady si pro splnění podmínek nového zákona budou muset pořídit skenery a speciální software pro digitalizaci povinně zveřejňovaných dokumentů a lze jen doufat, že nové vybavení následně využijí i pro digitalizaci další agendy, zatím řešené výhradně papírovou formou.

Bezpapírová domácnost

Podobně jako ve firmách, jen v menším měřítku, zápasíme i doma se stohy účtenek, faktur, výpisů z účtů, smluv a dalších dokumentů. Poradíme vám, jak je digitalizovat, abyste mohli originály někam založit a nechat na ně usedat prach.

Skenování

Obyčejný dokumentový skener pořídíte už za necelé dvě tisícovky a skenerem jsou samozřejmě vybavena i domácí multifunkční zařízení s tiskárnou. Pro jednoduchou digitalizaci běžných dokumentů si ale nemusíte kupovat vůbec nic. Vystačíte si totiž se svým smartphonem, do kterého si instalujete některou z mnoha dostupných skenovacích aplikací, využívajících fotoaparát telefonu. Doporučujeme vám například aplikaci Office Lens od Microsoftu, která je dostupná pro Android, iOS i Windows Phone. V Office Lens dokument vyfotíte, aplikace vám pomůže oříznout jeho okraje a opravit deformaci způsobenou focením z úhlu a uloží jej do souboru ve formátu PDF. Ten pak můžete rovnou z aplikace nahrát do cloudového úložiště OneDrive.

Rozpoznání textu

Převod dokumentů do PDF souborů je ale pouze prvním krokem jejich digitalizace. Vytvoříte totiž jen obrázkové kopie dokumentů, v jejichž obsahu nebude možné vyhledávat. Museli byste tedy mít vytvářené PDF soubory velmi dobře popsány a roztříděny, abyste později snadno našli konkrétní účtenku nebo třeba smlouvu.

Chcete-li mít ale dokumenty uloženy tak, aby bylo možné vyhledávat v jejich obsahu, je třeba nechat PDF soubory projít softwarem pro OCR, tedy pro rozpoznávání znaků. Výsledkem bude soubor, jehož obsah Windows zaindexují a umožní vám tak rychlé vyhledávání ve vašich digitalizovaných dokumentech. Mezi špičkové nástroje na OCR patří například program ABBYY FineReader Professional, jehož licence stojí 3 690 korun.

Plné verze pro čtenáře Chipu

Abychom vám usnadnili digitalizaci vašich dokumentů, připravili jsme pro vás tři zajímavé plné verze softwaru. Jednou z nich je BlindScanner, program, který vám umožní skenovat dokumenty prostřednictvím kteréhokoli počítače připojeného k vašemu domácímu Ethernetu nebo Wi-Fi, přičemž skener je připojen pouze k jednou z počítačů. Druhou je aplikace EverDoc 2015, která slouží k archivaci digitálních dokumentů, a do třetice si můžete instalovat také skenovací aplikaci Scanitto Pro 3.5. Stáhnout si můžete i zkušební verzi programu ABBYY FineReader 12 Professional pro rozpoznávání obsahu naskenovaných dokumentů.