Předpokladem samozřejmě je, že ve firmě je LAN síť pro sdílení internetového připojení a tiskárna je do této sítě připojena. Moderní multifunkční zařízení umí předlohu naskenovat, vytvořit požadovaný typ souboru a poslat ho jako přílohu do e-mailového účtu. Jestliže firma nemá poštovní server, lze jednoduše využít například službu Gmail. Ke konfiguraci multifunkčního zařízení pak stačí udělat několik jednoduchých kroků. Uživatel musí mít nebo si bezplatně zřídit účet u služby Gmail.
Následně je třeba nakonfigurovat v multifunkčním zařízení všechny potřebné údaje o používaném SMTP serveru (smtp.gmail.com). Adresa serveru pro konfiguraci nestačí. Musí se zapnout použití autentizace při zasílání e-mailů a nastavit nestandardní SMTP port pro posílání mailů – místo běžného portu 25 port 587. Dále je nutné zvolit krytování e-mailové zprávy STARTLS. Posledním krokem je naplnit e-mailový adresář multifunkčního zařízení nejpoužívanějšími e-mailovými adresami.
