U administrativních a kancelářských činností údajně až o 20 %, v případě mladších ročníků jde dokonce o 40 %. Na druhou stranu jsou technologie a práce s nimi pro mnohé zdrojem stresu, jiné zase odvádějí od práce. O pěti tipech na to, jak lze technologie využít k opravdovému zvýšení produktivity práce, jsme hovořili s Andrejem Hroncem ze společnosti Audiopro a Janem Dvořákem z počítačové školy Gopas. Závěry můžeme shrnout do následujících bodů.
Naučte se opravdu používat programy a nástroje, které ve své práci potřebujete
Mělo by být samozřejmé, že ovládáte programy a nástroje, které ve své práci používáte. Realita je ale jiná. Podle statistiky zpracované Eurostatem si operační systém zvládne do počítače nainstalovat sám jen jeden ze sedmi obyvatel České republiky. Tiskárnu si zvládne zprovoznit pouze 44 % Čechů. „To potvrzují i naše zkušenosti – pokud mají lidé prokázat například své znalosti Excelu v praktickém testu, zvládnou většinou tak 10 % požadovaných úkolů,“ řekl Jan Dvořák, ředitel Počítačové školy Gopas. „Firmám by proto mělo záležet na tom, aby s nástroji, které využívají, zaměstnanci opravdu uměli pracovat a využívat jejich možnosti. Investice do vzdělávání se firmám vrátí velmi brzy, ať už ve zvýšení produktivity pracovníků, menší ztrátě času IT specialistů nebo ve snížení ztrát způsobených neznalostí lidí.“
Komunikujte efektivně
Osobní setkávání je důležité, není ale efektivní osobně jezdit i na běžné provozní schůzky. Videokonference jsou východisko, které výrazně snižuje počet služebních cest, a to nejen těch zahraničních. Mnohé firmy si zvykly řešit jak vnitrofiremní komunikaci, tak jednání s partnery a dodavateli prostřednictvím videokonferencí. „Kromě očekávaných výhod, jakými jsou redukce počtu služebních cest, úspora peněz a času nutného pro cestování, uvádějí naši zákazníci i další trochu překvapivé efekty nasazení videokonferencí. Například minimalizaci nedorozumění a zlepšení spolupráce s pobočkami či partnerskými firmami, zintenzivnění a zlepšení komunikace, posun od dlouhých porad ke kratším schůzkám zaměřeným na určité téma, zefektivnění práce z domova, zavádění efektivních podnikových procesů, a především celkové zlepšení vnitrofiremní komunikace,“ argumentuje Andrej Hronec, specialista na videokonferenční řešení společnosti Audiopro.
Moderní videokonference navíc umožňují záznamy jednání efektivně ukládat. Například Lifesize Cloud Amplify je videoarchiv ve stylu YouTube pro nahrávání, správu a sdílení video obsahu. Účastníkům videokonferencí umožňuje snadno nahrávat relace z libovolného zařízení a sdílet je pomocí uživatelsky jednoduchého a škálovatelného videoarchivu. Lifesize Cloud ale nabízí i další unikátní vlastnosti, které zvyšují efektivitu práce. Spolupracuje s běžně používanými prohlížeči a nástroji pro plánování času, takže je možné se do konferencí „na jedno tlačítko“ připojovat ze známého prostředí prohlížečů Firefox, Internet Explorer, Google Chrome nebo Safari. Účastníky videokonference je nyní možné pozvat také přímo z Google Kalendáře nebo Outlooku bez nutnosti spouštět aplikaci. „Ne každé videokonferenční řešení je pro firmy vhodné – podle našich zkušeností například zákazníci z malých a středních firem chtějí především systém, který prostě funguje a přináší jim hmatatelné výhody. V případě, že každý zaměstnanec má své funkční videokonferenční řešení v kapse na chytrém telefonu, je rozhodování jednoduché. Může se kdykoli jednoduše připojit do konference, tento systém spolupracuje s nástroji, které běžně používá pro komunikaci a plánování času,“ konstatoval Andrej Hronec.
Pozor na zloděje času
Když pomineme klasické zabíječe času jako jsou sociální sítě a internet, je neefektivní emailová komunikace největším skrytým žroutem času. I když existují progresivnější způsoby dorozumívání, zůstávají e-maily hlavním prostředkem byznys komunikace. „Mnoho lidí ztrácí neefektivní e-mailovou komunikací i více než hodinu denně,“ argumentuje Jan Dvořák. „Většina z nich se mylně domnívá, že by měli na e-maily reagovat okamžitě. To vede k neustálému vytrhování z naplánované činnosti, takže na důležitých úkolech pak pracují po pracovní době.“ Proto doporučuje několik jednoduchých zásad, které zefektivní e-mailovou komunikaci:
- e-mailovou schránku nekontrolovat pořád, ale v určitém intervalu, například vždy po hodině nebo dvou,
- v případě, že práce vyžaduje rychlou reakci na některé zprávy, nastavit si notifikaci příchozí pošty a reagovat okamžitě jen na to, co je nezbytné,
- e-maily, které vyžadují náročnější odpověď, nechat na dobu, kterou si v denním rozvrhu vyhradíte na tuto činnost,
- vyjadřovat se stručně, pět vět často úplně postačí,
- uvádět předmět mailu a podpis – a vyžadovat to i od ostatních,
- mazat nepotřebné nebo informaci nepřinášející e-maily bez výčitek svědomí – ihned.
Pátrejte po zajímavých „gadgetech“, které šetří čas
WePresent umožní z jednoho zdroje dostat signál až do čtyř zařízení, takže se nemusíte zdržovat s nastavováním rozlišení pro projektor tam, kde chcete provést prezentaci.
Celkem běžná situace – přijdete na důležitou prezentaci a první co začnete řešit, je, kam a jak se připojit – systémy nejsou kompatibilní, nefunguje připojení k projektoru, nebo by se vám hodilo připojení mobilního zařízení. Tyto stresy už nebudete muset zažívat, pokud využijete šikovné bezdrátové zařízení WePresent. Pomocí tohoto zařízení se velmi snadno připojíte do jakékoli sítě; disponuje adaptérem pro všechny známé konektory, USB vstupem pro přehrávání médií a dokumentů, video přehrávačem a zvládne distribuci videa z jednoho až do čtyř zařízení. WePresent dále umožňuje připojení až 64 uživatelů z počítačů, chytrých telefonů či tabletů napříč platformami, diskuse řízené moderátorem, pokročilé zabezpečení, možnost integrace do prostředí s dotykovou obrazovkou či interaktivním projektorem. Funguje tedy také jako komunikační školní či firemní nástroj pro velkou skupinu účastníků, jejichž příspěvky na projekční ploše řídí moderátor.
I při využívání moderních videokonferenčních řešení můžete narazit na problémy, jakmile potřebujete připojit „nevybaveného“ účastníka. „V současné době vypadá reálná praxe často tak, že čtyřčlenný vývojový tým se prostřednictvím videokonference spojí s dalšími kolegy například v Německu. Pak ale potřebují připojit subdodavatele, který nemá videokonferenční řešení, a sáhnou po telefonu s reproduktorem. A následně řeší technické problémy spojené s takovou ‚komunikací‘, nekvalitní přenos – nikoli svůj byznys,“ vysvětluje Andrej Hronec. „Lifesize nyní umožňuje uskutečňovat přímé hovory s uživateli Skypu pro firmy, přidávat je do existujících hovorů a posílat a přijímat sdílené obrazovky. To velmi zjednodušuje propojení audio, video a webových konferencí a posouvá prostředí Skypu pro firmy do konferenčních místností.“
