Nejběžnější formy zneužívání IT ve firmách
Monitorování zaměstnanců se loni v českých firmách stalo převažujícím fenoménem. Počet firem, které byly nepříznivým ekonomickým prostředím donuceny „ořezávat“ náklady a uvedly z těchto důvodů do provozu softwarové nástroje na sledování efektivity zaměstnanců, se podle údajů společnosti truconneXion již ke konci roku 2009 blížil třem čtvrtinám. „V průběhu uplynulého roku trh dále vzrostl, růst proběhl zejména v masivnosti nasazení sledovacího softwaru. V současnosti čtyřem z pěti firem v ČR není lhostejné, zda si jejich zaměstnanci na firemním počítači hrají či řeší soukromé záležitosti, a aktivně to sledují,“ shrnuje výsledky listopadového průzkumu Robert Kleiner, ředitel společnosti truconneXion. „Firmy si uvědomily, že prostřednictvím správy majetku a dohledu nad zaměstnanci mohou dosáhnout desítek procent úspor ve velmi krátkém časovém horizontu, což je pro ně zásadní obzvláště v době omezených rozpočtů a stavu zaměstnanců,“ interpretuje firemní priority Robert Kleiner, podle něhož v uplynulém roce znatelně poklesl čas, během nějž zaměstnanci zneužívají firemní IT. „Celkový zneužívaný čas se v průběhu roku zkrátil z jedné a půl na průměrně jednu hodinu denně, kterou zaměstnanec věnuje svým aktivitám nesouvisejícím s jeho prací. Mezi nejrozšířenější formy zneužití firemních technologií patří využívání e-mailu k soukromým účelům, on-line nákupy a sociální sítě,“ vypočítává Robert Kleiner ze společnosti truconneXion.
Internet - hrozba nebo relaxace?
Jedna hodina odreagování v průběhu pracovní činnosti denně se již blíží obvyklému časovému snímku pracovníka, jak jej nastiňuje David Gruber, odborník na techniky duševní práce. „Typický duševní pracovník vydrží v naprosto špičkové soustředěnosti asi patnáct minut, pak potřebuje několik desítek sekund na změnu stavu mysli. A v těchto cyklech střídání koncentrace vydrží pracovník zhruba hodinu a půl – pak mu prospěje deset až patnáct minut pauzy,“ objasňuje David Gruber.
David Gruber stojí na straně win-win mezilidských vztahů ve firmách a institucích a na základě tohoto přístupu si dovoluje nastínit jakési „zlaté pravidlo“ využívání firemního internetu k nepracovním účelům. „Dokud pauza a odreagování na internetu více pracovních sil dává (= regeneruje), než bere, dotud ať klidně zaměstnanec surfuje. Jakmile mu to však začne více energie brát, ať se vrátí ke své práci. Přesná hranice, kde se motivující účinek relaxace zlomí v negativní, neexistuje. Kdyby ji někdo znal, tak je nejúspěšnější šéf světa. Vždy totiž záleží na konkrétní profesi a situaci,“ shrnuje konzultant David Gruber.
Internet nezakazovat, je to krajní řešení
Dalším rozšířeným přístupem ke zneužívání firemních IT zdrojů je odstřihnutí „hravých“ zaměstnanců od internetu nebo alespoň od nepohodlných webových stránek. Průzkum truconneXion ukázal, že firem, které částečně či zcela omezují přístup k internetu, je přes polovinu (56,8 %). Advokátka Lenka Altnerová z advokátní kanceláře Abbot Legal jako příklad stránek, u nichž zaměstnavatel preventivně zamezuje přístup zaměstnancům, uvádí například placené stránky nebo stránky s nevhodným obsahem. „V souladu se svým oprávněním určit rozsah užívání pracovních prostředků by měli zaměstnavatelé zvážit, zda povolí svým zaměstnancům používání internetu pro soukromé účely a za jakých podmínek (například během přestávek na jídlo a oddech). Jistě lze doporučit zákaz vytipovaných služeb, třeba download souborů s mediálním obsahem, chatování a přeposílání řetězových e-mailů,“ říká Lenka Altnerová z advokátní kanceláře Abbot Legal.
V případě naprostého odstřihnutí zaměstnanců od internetu však odborníci na motivaci zaměstnanců upozorňují na přílišný restriktivní efekt tohoto opatření. Ani David Gruber není v tomto bodě příznivcem absolutních řešení a nedoporučuje stanovisko „zcela zakázat internet“. Jako vhodný přístup ze strany nadřízeného se Davidu Gruberovi jeví prosazování následujícího pravidla: „vážení podřízení, když budete pracovat jako draci, do puntíku si plnit pracovní povinnosti, když nenatáhnete virus, když ani jinak nepoškodíte firmu – tak jsem ochoten přimhouřit oko nad vaší internetovou návštěvou jakékoli website.“ Podle jeho názoru se takový zralý přístup šéfa v případě plnění z obou stran vyplatí jak zaměstnancům, tak firmě.
