Alternativy k Microsoft Office

S trochou nadsázky můžeme říci, že osobní počítače byly vynalezeny především proto, aby na nich jejich uživatelé pracovali v tabulkovém kalkulátoru a textovém editoru. Postupem času se k této nepostradatelné dvojici přidal ještě e-mailový klient a aplikace pro tvorbu prezentací a vznikla sada Microsoft Office. První verze Microsoft Office pro operační systém byla uvolněna již v říjnu 1990 a dnes můžeme pracovat s Office 2016, resp. se službou Office 365. Na zajímavém trhu s kancelářskými aplikacemi má Microsoft několik silných konkurentů, především v podobě cloudových aplikací Googlu nebo open-source projektu LibreOffice. Existují samozřejmě i další soubory kancelářských aplikací, ale čeští uživatelé jsou při jejich použití v nevýhodě, jelikož naše mateřština je tvůrci softwaru často přehlížena. Důvodem je pochopitelně velmi malý prostor na českém trhu, kde by bylo možné takový softwarový produkt prodávat. Přesto jsme do našeho srovnání jeden alternativní kancelářský balík zařadili. Jde o SoftMaker Office 2016, soubor kancelářských aplikací, dostupný v angličtině a mnoha dalších jazycích.

Kancelářské sady zdarma i za pár tisíc

Zatímco open-source sadu LibreOffice lze používat zcela zdarma a za on-line služby Googlu je třeba platit, pouze pokud potřebujete úložiště s větší kapacitou než 15 GB, ostatní kancelářské sady jsou placené. Například výše zmíněná sada SoftMaker Office Professional 2016 přijde na 2 600 korun. Velmi nejednoznačná je situace kolem kancelářských aplikací od Microsoftu, které jsou k dispozici v několika různých variantách. Jednou z nich jsou i bezplatně použitelné aplikace z Office Online, které jsou k dispozici každému majiteli účtu Microsoft. Nabídka funkcí webových Office aplikací je sice omezená, ale k běžnému použití bez problému postačí. Microsoft však v posledních letech prosazuje především svoji cloudovou službu Office 365, se kterou je možné si na základě (měsíčního nebo ročního) předplatného instalovat a používat sadu kancelářských aplikací včetně pravidelných aktualizací – a to nejen v podobě bezpečnostních záplat nebo oprav chyb, ale také přidávání zcela nových funkcí. Cena předplatného Office 365 začíná od 1 900 korun ročně pro jednoho uživatele. Nadále jsou ale k dispozici i různé krabicové varianty Microsoft Office s trvalou licencí, jejichž cena začíná od 3 600 korun.

Ve všech aplikacích Microsoft Office je dnes intenzivně využíváno cloudové úložiště OneDrive, přičemž u placených variant Office 365 má každý uživatel v cloudu k dispozici 1 TB místa. Google nabízí majitelům účtu Google a uživatelům jeho on-line kancelářských aplikací zdarma prostor o kapacitě 15 GB, s možností přikoupit si 100 GB místa za 60 korun měsíčně nebo 1 TB za 300 korun měsíčně. Kancelářské programy Googlu jsou přitom čistě cloudové aplikace, ke kterým lze přistupovat pouze prostřednictvím internetového prohlížeče nebo mobilní aplikace. Pro jejich plnohodnotné využití je tedy nezbytné internetové připojení.  Microsoft Office oproti tomu nabízí obě možnosti – lokální instalaci do počítače nebo práci v prostředí internetového prohlížeče. LibreOffice a SoftMaker jsou soubory klasických programů instalovaných na pevný disk počítače. Obě sady jsou přitom dostupné nejen pro Windows, ale i pro Linux.

Rozsah funkcí a ovládání

Jádro každého kancelářského souboru tvoří tři klíčové programy: textový editor, tabulkový kalkulátor a aplikace pro tvorbu prezentací. Základní funkcionalita je přitom u všech porovnávaných kancelářských souborů v zásadě stejná. Větší rozdíly se projeví až ve chvíli, kdy chceme provádět složitější výpočty v tabulkách nebo používat makra.

V rámci kancelářských balíků je pak využíván stejný návrh uživatelského rozhraní a způsob ovládání. Díky tomu najde uživatel podobné funkce na stejném místě. Zatímco LibreOffice a SoftMaker používá klasický, ale možná již trochu zastaralý styl ovládání s ikonami základních funkcí a systémem několikaúrovňových nabídek, kancelářské aplikace Googlu a Microsoftu sází na modernější styl s pásem karet. Na pásu karet vždy najdete sdruženy související funkce, což usnadňuje práci i uživatelů, kteří s kancelářskými aplikacemi nepracují příliš často.

Dodatečné aplikace

Podle konkrétního kancelářského balíku a jeho verze jsou kromě základních aplikací k dispozici i další nástroje. V případě Microsoft Office jde především o velmi vyspělou e-mailovou aplikaci Outlook, ale třeba i o databázovou aplikaci Access. Nejrozsáhlejší výbavu přitom najdete v Microsoft Office v edici Professional nebo v rámci předplatného Office 365. Verze Office 365 pro počítače s operačním systémem macOS ale Access neobsahuje, takže je třeba použít například aplikaci FileMaker. Sada LibreOffice e-mailovou aplikaci neobsahuje a jako alternativu v databázové aplikaci nabízí nástroj Base. Ten ale není tak vybavený jako aplikace Access.

Velmi užitečnou součástí souboru Microsoft Office je aplikace OneNote pro správu poznámek. Do OneNote lze vkládat různé typy obsahu – od webových stránek přes hlasové záznamy až po ručně psané poznámky. Obsah poznámkového bloku je synchronizován přes OneDrive, takže jej vždy budete mít k dispozici ve všech používaných zařízeních i ve webovém rozhraní. Přehledné členění poznámek pomůže s rychlým vyhledáváním zápisů, i když bude váš poznámkový blok obsahovat opravdu značné množství zápisů. LibreOffice nabízí kreslicí aplikaci Draw, kterou lze použít pro vytváření diagramů, schémat a další jednoduché grafiky.

Ukládání lokálně nebo v cloudu

V ekosystému Googlu funguje ještě celá řada cloudových aplikací, jako například Gmail, Poznámky Google, Kalendář, Kontakty atd. Díky tomu lze z webových aplikací Googlu poskládat podobnou sadu nástrojů, jakou nabízí Microsoft v podobě Office Online. Jednu věc mají webové aplikace od Googlu společnou: všechna data ze všech aplikací jsou uchovávána v cloudovém úložišti Disk Google, kam jsou odesílána prostřednictvím šifrovaného internetového spojení. To je velmi praktické, pokud pracujete na různých místech a k internetu se připojujete různými způsoby. Musíte ale počítat s tím, že budou vaše data uložena na serverech Googlu, umístěných různě po světě. To bude zajímat především uživatele, kteří úzkostlivě dbají o svoje soukromí. Dokumenty, tabulky či prezentace si samozřejmě můžete stáhnout i do počítače, ale pracovat se s nimi dá jen prostřednictvím webového prohlížeče připojeného ke cloudové aplikaci. Microsoft Office sice primárně také ukládá dokumenty do cloudu, můžete se ale sami rozhodnout, že namísto nahrávání do OneDrive budete svoje dokumenty uchovávat výhradně na disku svého počítače. Pouze LibreOffice nabízí možnost použít cloudové úložiště dle vlastní volby a integrovat jej prostřednictvím WebDAV, SSH nebo FTP. Nicméně k LibreOffice nejsou k dispozici mobilní aplikace, takže se hlavní efekt ukládání dokumentů do cloudu vytrácí – bez počítače s instalovanými kancelářskými aplikacemi stejně s dokumenty pracovat nemůžete.

V případě, že budete chtít automatizovat obsah dokumentů, budete potřebovat podporu skriptovacích jazyků. SoftMaker za tímto účelem podporuje BasicMaker, programovací jazyk, který by sice měl odpovídat řešení Visual Basic for Applications (VBA) od Microsoftu, ale není s ním plně kompatibilní. LibreOffice podporuje Basic, JavaScript, BeanShell (Java) a Python, zatímco on-line aplikace od Googlu pracují s Google Apps Scripts. Nicméně skriptovací technologie fungují stoprocentně vždy jen v rámci jedné sady kancelářských aplikací.

Problematická kompatibilita

Zásadní podmínkou při výběru sady kancelářských aplikací může být i možnost výměny dokumentů s dalšími uživateli, kteří pracují s aplikacemi z jiného kancelářského balíku. Obecně je velmi důležité, aby bylo možné dokumenty z libovolných jiných aplikací otevřít v aplikacích z Microsoft Office, které jsou pokládány za standard. Microsoft postupně prosadil své formáty jako DOCX, XLXS a PPTX, založené na jazyce XML. V porovnání s otevřeným standardem ODF (Open Document Format), který preferuje LibreOffice, mohou formáty Microsoftu obsahovat specifické funkce vytvořené Microsoftem.

V dnešní době mohou konkurenční aplikace ve většině případů otvírat soubory vytvořené v Microsoft Office a také ukládat nové dokumenty ve formátech, se kterými bude následně možné pracovat v aplikacích od Microsoftu. Není ale automaticky zaručeno, že bude obsah dokumentů vypadat vždy stejně jako v aplikacích z Microsoft Office, resp. že nebude ztracena část formátování či jiný obsah. Textové dokumenty jsou zpravidla přenášeny mezi aplikacemi a formáty bez větších problémů, ale složitější tabulky z Excelu s pokročilými vzorci mohou při práci v jiných aplikacích způsobovat velké potíže. Důvod je jednoduchý: Excel nabízí opravdu mnohem více funkcí než jakýkoli jeho konkurent ze světa kancelářských tabulkových kalkulátorů. Problémy způsobují především makra, se kterými si neporadí ani Google nebo SoftMaker. Do úzkých se nám ale při našem testování nepodařilo dostat aplikace z LibreOffice – všechny dokumenty z Microsoft Office se zobrazily korektně a bylo možné s nimi dále pracovat.

On-line a mobilní varianty

Kancelářské aplikace od Microsoftu a Googlu jsou, ve druhém případě výhradně, dostupné i v podobě webových aplikací. Jednou z jejich výhod je i ušetření stovek MB místa na disku počítače oproti lokální instalaci kancelářského balíku. Stačí vám jen připojení k internetu a zdarma vytvořený uživatelský účet a můžete se hned pustit do práce – bez ohledu na použitý počítač nebo místo, kde se právě nacházíte. Navíc rozšíření pro internetový prohlížeč Chrome umožňuje práci s dokumenty i bez připojení k internetu a jejich následnou synchronizaci s Diskem Google, jakmile budete opět on-line. Pochopitelně je třeba mít dokumenty k off-line práci stažené v počítači. V případě použití Office Online od Microsoftu se bez internetového připojení neobejdete, pokud chcete pracovat off-line, musíte mít instalovány klasické aplikace ze sady Microsoft Office.

Google, Microsoft a Softmaker nabízejí i speciální mobilní verze svých kancelářských balíků včetně textových editorů, tabulkových kalkulátorů a aplikací pro tvorbu prezentací. Nicméně SoftMaker Office HD běží pouze v Androidu a přijde na dalších 160 korun. Microsoft Office i kancelářské aplikace od Googlu jsou oproti tomu dostupné v Androidu i iOS bez příplatku. Microsoft nás ale v testu poněkud zklamal – změny provedené v Mobile Office v iPhonu nebyly ve Wordu instalovaném v počítači viditelné a naopak. Převzato bylo pouze datum poslední změny. Tabulka vytvořená v iPhonu byla v Excelu v počítači uzamčená pro úpravy i dlouho poté, co jsme ji ve smartphonu zavřeli. Oproti tomu souběžná editace dokumentů vytvořených v aplikacích Googlu funguje zcela bez problémů. Možná to souvisí i s tím, že Google svoje aplikace primárně vyvíjel jako cloudové a aplikacemi pro lokální instalaci se vůbec nezabýval. Pro dokumenty vytvořené v LibreOffice existuje aplikace LibreOffice Viewer pro Android. Funkce pro jejich editaci je třeba aktivovat zvlášť a zatím jsou pouze experimentální. Jakmile budou všeobecně k dispozici, bude LibreOffice konečně plnohodnotnou alternativou k Microsoft Office i v mobilním světě.

Spolupráce na dokumentech

Předplatné Office 365 od Microsoftu přináší možnost souběžné editace dokumentů více uživateli – pokud jsou tyto dokumenty uloženy ve OneDrive. Jde o funkci určenou primárně firemním uživatelům, kteří mohou ke komunikaci kolem týmové spolupráce využívat třeba i videokonference přes Skype. Pro cloudové kancelářské aplikace Googlu je souběžná editace více uživateli naprostou samozřejmostí a funguje zcela bezchybně. Autor dokumentu může jednoduše přizvat další uživatele ke spolupráci a ti se kliknutím na odkaz připojí ke sdílenému dokumentu. Konkurenční kancelářské balíky jako LibreOffice žádnou možnost on-line spolupráce více uživatelů nenabízejí.

Závěr: Zvolte si podle účelu a nároků

Pro domácí uživatele s nízkými nároky na pokročilé funkce kancelářských aplikací jsou ideálním řešením kancelářské aplikace od Googlu. Nestojí ani korunu (pokud si vystačíte s 15GB úložištěm – což v případě ukládání běžných dokumentů nebude nejmenší problém) a nabízejí naprosto bezchybné funkce pro sdílení a spolupráci s dalšími uživateli. Microsoftu je třeba přiznat dlouhodobé prvenství mezi kancelářskými aplikacemi pro instalaci do počítače. Žádný jiný kancelářský balík nenabídne tolik funkcí v tak komfortním balení. Microsoft Office má rezervy především v podpoře mobilních platforem a spolupráci nad dokumenty. LibreOffice je dobrým řešením pro uživatele, kteří by se těžko smiřovali s plně cloudovými kancelářskými aplikacemi a nechtějí nebo si nemohou dovolit pořídit Microsoft Office.